Mission générale

L’Assistante du Directeur Général a pour mission de faciliter l’organisation, la coordination et le suivi des activités du Directeur Général. Elle assure la gestion administrative, la communication interne et externe, le traitement des informations stratégiques et la préparation des dossiers importants. Dans un contexte BTP, elle peut également intervenir sur certains aspects liés à la gestion de projets, au suivi des appels d’offres et à la conformité réglementaire.

Attribution et responsabilités

• Assurer le secrétariat du Directeur Général (agenda, appels, courriers, mails)
• Gestion des dossiers personnels du Directeur Général
• Gérer les agendas et plan d’organisation
• Gestion des communications
• Soumettre des rapports d’analyses, de reporting, et de suivi
• Assister dans le suivi et l’évaluation des projets et objectifs
• Assurer le suivi des dossiers du personnel et le suivi disciplinaire
• Organiser les réunions, déplacements et événements internes
• Préparer et suivre les dossiers stratégiques et projets transverses
• Assurer le relais de communication entre la direction et les équipes internes/externe
• Participer au suivi des appels d’offres et contrats en lien avec les services techniques et juridiques
• Produire les supports de présentation pour les réunions (comité de direction, CA, etc.)

Principaux documents produits

• Courriers officiels (envois aux partenaires, administrations, clients, sous-traitants)
• Notes de service (interne à l’entreprise : consignes, procédures, communications importantes)
• Ordres du jour et comptes rendus de réunions (réunions de direction, comités de pilotage, etc.)
• Rapports d’activités périodiques (suivi des indicateurs de performance, projets en cours, bilans mensuels ou trimestriels)
• Rapports d’activités ou de suivi (tableaux de bord, planning de projets, KPI)
• Courriers officiels et notes de service
• Dossiers administratifs et juridiques liés aux projets BTP
• Dossiers de réponse aux appels d’offres (en appui aux services techniques ou commerciaux)
• Tableaux de suivi des marchés publics ou privés (avancement, échéances, documents requis)
• Conventions et contrats (préparation ou mise en forme de documents contractuels)
• Dossiers administratifs de chantiers (déclarations, attestations, assurances, DOE)
• Planning de l’activité de la direction générale (réunions, déplacements, jalons stratégiques)
• Synthèses budgétaires ou de suivi financier (indicateurs, dépenses liées à des projets spécifiques)
• Suivi des effectifs ou tableaux RH (mobilisation sur les projets, organigrammes actualisés)
• Dossiers de recrutement ou d’évaluation (organisation, collecte et diffusion de documents confidentiels)

Conditions d’exercices

Savoir être

• Leadership : Capacité à diriger et guider les équipes à suivre la vision de l’entreprise.
• Méthodique : Gestion précise des tâches et des priorités.
• Disponibilité : Réactivité et intervention selon les besoins.
• Bon relationnel : Établissement de relations positives avec les parties prenantes.
• Perspicacité : Analyse et synthèse des informations complexes.
• Bonne communication : Bonne prise de parole, capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement.
• Autonomie et prise d’initiative : Capacité à anticiper les besoins de la direction, à gérer des problèmes de manière proactive, et à prendre des initiatives pour améliorer les processus.
• Anticipation : prévoir des actions en avance sur les besoins et les projections.
• Polyvalence et flexibilité : Capacité à s’adapter rapidement aux changements, aux demandes imprévues et à divers domaines d’intervention.
• Discrétion et confidentialité.
• Disciplinée et Esprit analytique.

Compétences

• Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, power Point, Outlook), logiciels de gestion et IA.
• Maitrise des outils de gestion d’agenda.
• Organisation, planification et gestion de projet.
• Assistance à la gestion de contrats.
• Maitrise de la langue française et anglaise.
• Attitude à faire de la modération dans des cas de conflits et désaccords.
• Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.

Envoyez votre CV accompagné d’une lettre de motivation à l’adresse suivante [email protected]